応募書類の容量の上限は、提出先によって違います
履歴書や職務経歴書をWebで提出するときの上限は、応募する経路ごとに決められています。まずは応募先の案内で、上限のサイズとファイル形式を確認しましょう。
ハローワークの求職者マイページ
ハローワークインターネットサービスの求職者マイページからオンラインで応募する場合、アップロードできる応募書類は4ファイルまで、1ファイルのサイズは2MBまでです。PDFのほか、Word、Excel、JPEG、PNGなどの形式に対応しています。
- 求人票の「応募書類の送付方法」に「求職者マイページからの登録」が含まれていない求人は、この方法では送れません。求人者が指定する方法で提出してください。
- ファイルにはパスワードをかけないよう案内されています。
企業の採用ページ・転職サイトの応募フォーム
上限は企業やサービスごとに異なります。「1MBまで」「2MBまで」のように指定されていることが多いため、応募画面の注意書きを確認してください。
メールで送る場合
メールに決まった上限はありませんが、受け取る側のメールサーバーで大きな添付ファイルが受信できないことがあります。担当者の指示がなければ、数MB程度に収めておくと安心です。
履歴書のPDFが大きくなる主な原因
文字だけの履歴書であれば、PDFは数百KB程度に収まることがほとんどです。サイズが大きくなるのは、次のように画像が含まれている場合です。
- 高い解像度で撮影・スキャンした証明写真を貼り付けている
- 手書きの履歴書を、スマートフォンで撮影したりスキャナーで読み取ったりしてPDFにしている
- 資格証明書や作品の画像など、写真の多い書類を添えている
本ツールは、こうした写真やスキャン画像を中心に圧縮するため、文字の多い履歴書でも読みやすさを保ったまま小さくできます。
証明写真と文字の読みやすさを保つしくみ
本ツールは、まずPDF内の写真やスキャン画像だけを圧縮し、文字やレイアウトはできるだけそのまま残します。WordやExcelで作った履歴書なら、多くの場合この段階で上限に収まり、文字の選択やコピーもこれまでどおりできます。
それでも届かない場合に限り、各ページを画像に変換してさらに小さくします。その場合も、文字が読める画質より下げることはありません。読める画質のままでは上限に届かない場合は、その旨をお知らせします。
上限に収まらないときの対処法
書類の枚数が多い場合や、手書きの書類をスキャンした場合は、上限に収まらないことがあります。次の方法をお試しください。
- 履歴書と職務経歴書を別々のファイルにして、それぞれを圧縮する（ハローワークは4ファイルまで添付できます）
- 白紙のページや、提出が求められていないページを削除する
- 証明写真のデータを小さくしてから、履歴書を作り直す
- スキャンした書類は、カラーが不要であれば白黒（グレースケール）に変換してから圧縮する
応募書類をPDFで用意するときに便利なツール
履歴書をPDFにする前後の作業にも、次のツールが使えます。いずれも無料で、ファイルはブラウザ上で処理されます。
- 証明写真を履歴書のサイズ（縦40mm×横30mm）に整える：証明写真作成
- WordやExcelで作った履歴書をPDFにする：Word→PDF変換・Excel→PDF変換
- スマホで撮った手書きの履歴書をPDFにする：JPG→PDF変換
- 履歴書と職務経歴書を1つのPDFにまとめる：PDF結合
個人情報を含む書類も外部に送信されません
履歴書には、氏名や住所、電話番号、顔写真など、大切な個人情報が含まれています。本ツールではPDFファイルはサーバーにアップロードされず、お使いの端末の中だけで圧縮されます。処理中のデータは、ページを閉じると破棄されます。
提出前に確認したいこと
- プレビューで、氏名・日付・連絡先などの小さな文字が読めるか
- 証明写真がぼやけたり、色が不自然になったりしていないか
- ファイル名が応募先の指定どおりか（指定がなければ「履歴書_氏名.pdf」のように内容がわかる名前に）
- ファイルサイズが、応募先の上限より小さくなっているか