履歴書をPDFで送る理由
応募先から形式の指定がない場合は、PDFで送るのがおすすめです。WordやExcelのファイルのまま送ると、相手のパソコンやソフトによってレイアウトが崩れたり、開けなかったりすることがあります。
- どのパソコンやスマートフォンでも、作成したときと同じ見た目で表示される
- 内容が書き換えられにくい
- WordやExcelのファイルより、サイズが小さくなることが多い
応募先から「Wordで」「Excelで」などと指定がある場合は、その指示に従いましょう。
履歴書のPDFの作り方
WordやExcelで作った場合
WordやExcelの保存（エクスポート）機能で、PDF形式を選んで保存します。ソフトが手元にない場合は、当サイトの「Word→PDF変換」「Excel→PDF変換」でも変換できます。
手書きで作った場合
スキャナーで読み取るか、iPhoneの「ファイル」アプリの書類スキャン機能を使ってPDFにします。撮影した写真がある場合は、「JPG→PDF変換」で1つのPDFにまとめられます。
証明写真を入れる場合
履歴書の証明写真は、一般的に縦40mm×横30mmです。当サイトの「証明写真作成」で、スマートフォンで撮った写真をこのサイズに整えられます。
ファイル名の付け方
採用担当者は、たくさんの応募書類を受け取ります。ファイル名を見ただけで、誰の何の書類かがわかるようにしておきましょう。
- 例：履歴書_山田太郎_20261010.pdf
- 例：職務経歴書_山田太郎_20261010.pdf
応募先からファイル名の指定がある場合は、その指示に従ってください。「rirekisho.pdf」や「スキャン001.pdf」のような、内容や名前がわからないファイル名は避けましょう。
ファイルサイズの目安
ファイルサイズの上限は、応募先によって異なります。たとえば、ハローワークの求職者マイページからオンラインで応募する場合、応募書類は1ファイル2MBまで、4ファイルまでアップロードできます。
メールで送る場合も、受け取る側のメールサーバーで大きな添付ファイルが受信できないことがあります。証明写真やスキャン画像が入って大きくなった場合は、圧縮してから送りましょう。
出典・参考資料
パスワードは付けるべき？
履歴書には個人情報が多く含まれるため、パスワードを付けるべきか迷う人も多いでしょう。基本は、応募先の指示に従うことです。
- 指示がある場合：指示どおりにパスワードを設定する、または設定しない
- ハローワークの求職者マイページ：ファイルにパスワードをかけないよう案内されています
- パスワードを付けて送る場合：パスワードは、書類を添付したメールとは別のメールで送り、相手が開けるか確認できるようにする
ファイルをZIP形式にまとめて送ると、受信側で添付ファイルが制限されて届かない場合があります。指示がない限り、PDFをそのまま添付しましょう。
メールで送るときの例文
件名だけで、誰からの何のメールかがわかるようにします。本文では、応募する職種と、添付した書類を明記しましょう。
件名の例
【応募書類の送付】営業職への応募／山田太郎
本文の例
株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様
はじめまして。山田太郎と申します。貴社の求人を拝見し、営業職に応募したく、ご連絡いたしました。応募書類を添付いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
添付書類：履歴書（PDF）、職務経歴書（PDF）
ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
- 署名：氏名、住所、電話番号、メールアドレス
送信前のチェックリスト
- PDFを開き、文字や証明写真がきれいに表示されるか
- ページの順番や向きが正しいか
- ファイル名に、書類の種類と氏名が入っているか
- ファイルサイズが、応募先の上限より小さいか
- 宛先、件名、添付ファイルに間違いがないか