年末調整では、勤務先から配られる申告書に記入し、保険料などの控除を受ける場合は、その証明書を添えて提出します。どの書類が必要かは人によって違うので、勤務先の案内を確認しましょう。
申告書の様式や控除の金額は、税制改正で変わることがあります。今年の内容は、国税庁の「年末調整のしかた」や勤務先の案内で確認してください。
年末調整で用意する主な書類
| 書類 | 主な入手先 |
|---|---|
| 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書 | 勤務先 |
| 基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書 | 勤務先 |
| 保険料控除申告書 | 勤務先 |
| 生命保険料控除証明書・地震保険料控除証明書 | 加入している保険会社（10月〜11月ごろに届くことが多い） |
| 国民年金保険料などの社会保険料控除証明書 | 日本年金機構など、保険料を納めた先 |
| 小規模企業共済等掛金払込証明書（iDeCoなど） | 国民年金基金連合会など |
| 住宅借入金等特別控除申告書（2年目以降） | 税務署・借入先の金融機関 |
出典・参考資料
提出のしかたは勤務先によって違います
年末調整の書類の出し方は、主に次の3つです。どの方法かは、勤務先の案内に従ってください。
- 紙で提出する：申告書に記入し、控除証明書の原本を添えて提出する
- 会社のシステムにアップロードする：申告書をWebで入力し、控除証明書を写真やPDFで添付する
- 電子データで提出する：保険会社などから控除証明書を電子データで受け取り、国税庁の「年調ソフト」や対応ソフトに取り込んで提出する
この記事では、2つ目の「写真やPDFで添付する」ときの手順を中心に紹介します。
控除証明書をスマホで撮影してPDFにする手順
控除証明書を会社のシステムにPDFで添付する場合は、次の順番で準備するとスムーズです。
- 証明書を明るい場所で平らに置き、影が入らないように真上から撮影する
- iPhoneで撮った写真（HEIC形式）を受け付けないシステムでは、先にJPGに変換する
- 撮影した写真を「JPG→PDF変換」でPDFにする。複数の証明書は、1つのPDFにまとめられます
- 横向きになったページは「PDF回転」で向きを直す
- PDFを開き、氏名・保険料の金額・証明書の発行元がはっきり読めるか確認する
写真をPDFにする段階で、複数の写真を選べば1つのPDFになります。すでに別々のPDFになっている場合は、「PDF結合」で1つにまとめられます。
アップロードできないとき（容量オーバー・形式エラー）
会社のシステムによっては、「1ファイル2MBまで」「PDFまたはJPGのみ」のように、ファイルのサイズや形式が決められています。
- 容量オーバー：「PDF圧縮」で、システムの上限に合わせて目標サイズを指定して小さくします。圧縮しすぎると金額の数字が読みにくくなるので、圧縮後に確認してください
- 形式エラー：iPhoneの写真（HEIC）は「HEIC→JPG変換」でJPGにします。PDFしか受け付けない場合は、写真をPDFに変換します
- ファイルの数が多すぎる：複数の証明書を1つのPDFにまとめると、添付するファイルの数を減らせます
控除証明書の電子データ（マイナポータル連携）
保険会社などによっては、控除証明書を電子データで発行しています。勤務先が電子データでの提出に対応している場合は、マイナポータル連携を使って控除証明書のデータをまとめて取得し、国税庁の「年調ソフト」などに取り込むと、撮影やスキャンをしなくても申告書を作成できます。
電子データでの提出に対応しているかどうかは、勤務先によって違います。まず勤務先の案内を確認しましょう。
控除証明書をなくしたときは
控除証明書を紛失した場合は、発行元（保険会社や日本年金機構など）に再発行を依頼します。勤務先の提出期限に間に合うよう、早めに連絡しましょう。発行元によっては、Webサイトから再発行を申し込めます。
提出前のチェックリスト
- 勤務先に指定された書類がそろっているか
- 控除証明書の氏名・金額・発行元がはっきり読めるか
- ファイルの形式（PDF・JPGなど）とサイズが、システムの指定に合っているか
- 横向き・逆さまのページがないか
- 同じ証明書を二重に添付していないか
- 提出期限に間に合うか
書類はサーバーに送信されません
当サイトのツールでは、写真やPDFはサーバーにアップロードされず、お使いのスマートフォンやパソコンの中だけで処理されます。保険料の金額や住所など、個人情報が入った控除証明書も安心して扱えます。会員登録は不要です。