エクセルをPDFに変換する方法 – 1ページに収める設定と、見切れるときの対処法

Windows版のExcelでは、「ファイル」＞「エクスポート」＞「PDF/XPSドキュメントの作成」＞「PDF/XPSの作成」を選び、保存先を決めて「発行」を押します。「名前を付けて保存」で、ファイルの種類を「PDF」にしても保存できます。Mac版のExcelでは、「ファイル」＞「名前を付けて保存」で「ファイル形式」を「PDF」にします。

保存する前に「ファイル」＞「印刷」で印刷プレビューを確認しておくと、PDFがどのようにページに分かれるかがわかります。PDFは、印刷と同じページ設定で作られるためです。

「ファイル」＞「印刷」の設定で、「拡大縮小なし」と表示されている欄を変更します。

• 「シートを1ページに印刷」：表全体を1ページに縮小します。小さな表向けです。
• 「すべての列を1ページに印刷」：横幅だけを1ページに収め、縦に長い表は次のページに続けます。見積書や一覧表には、たいていこれがいちばん読みやすい設定です。
• 「すべての行を1ページに印刷」：縦の長さだけを1ページに収めます。

「ページレイアウト」タブの「拡大縮小印刷」で、「横：1ページ」「縦：自動」と設定しても同じ結果になります。列が多くて文字が小さくなりすぎる場合は、「ページレイアウト」＞「印刷の向き」で「横」にするか、用紙をA3などの大きいサイズにしてください。

改ページプレビューで範囲を確認する

「表示」＞「改ページプレビュー」を開くと、ページの区切りが青い線で表示されます。青い点線をドラッグして表の端まで広げると、そこまでが1ページになります。

印刷範囲が古いままになっていないか

以前に印刷範囲を設定していると、そのあとで追加した列や行はPDFに入りません。「ページレイアウト」＞「印刷範囲」＞「印刷範囲のクリア」で解除するか、設定し直してください。

空白のページが出る

表の外にある空白のセルに、罫線や書式、スペースが残っていると、そこまでがページに含まれ、空白のページができます。不要な行や列を削除してから保存してください。

文字が「###」になる・切れる

列の幅が足りないと、数値は「###」と表示され、PDFでもそのままになります。列の幅を広げるか、「折り返して全体を表示する」を設定してください。

Excelの「エクスポート」で「オプション」を開き、「ブック全体」を選ぶと、すべてのシートを1つのPDFにできます。一部のシートだけをまとめたい場合は、Ctrlキーを押しながらシートのタブを選び、「選択したシート」で保存します。

当サイトの「Excel→PDF変換」でも、PDFにするシートを複数選ぶと1つのPDFにまとめられます。

ExcelファイルをGoogleドライブにアップロードし、Googleスプレッドシートで開いて、「ファイル」＞「ダウンロード」＞「PDF（.pdf）」を選びます。設定画面の「スケール」で「幅に合わせる」を選ぶと、横幅を1ページに収められます。ただし、ファイルをGoogleドライブにアップロードする必要があります。

当サイトの「Excel→PDF変換」なら、Excelを持っていなくても、Windows・Mac・iPhone・Androidのブラウザだけで変換できます。ファイルはサーバーにアップロードされず、お使いの端末の中だけで処理されるため、金額や個人情報を含む表も安心です。

1. 「Excel→PDF変換」のページで、Excelファイル（.xlsx）またはCSVファイルを選ぶ
2. PDFにするシートを選ぶ
3. 用紙サイズと向きを選び、「シートの幅を用紙に合わせる」をオンにする（横幅が1ページに収まり、右側が見切れません）
4. 「PDFに変換」を押して、プレビューで確認してからダウンロードする

Excelで設定した印刷範囲や余白、向きもそのまま使います。メールやLINEで届いたExcelファイルも、SafariやChromeで開けば、スマホからアプリなしでPDFにできます。

見積書や請求書に印鑑を押したい場合は「電子印鑑作成」、ほかの書類と1つにまとめたい場合は「PDF結合」、メールで送るには大きすぎる場合は「PDF圧縮」が便利です。