PDFに押印する3つの方法
PDFに印鑑を押す方法は、大きく分けて次の3つです。手間と、相手に示せる「本人が作成した」という証明の強さが、それぞれ異なります。
| 方法 | 手間 | 向いている書類 |
|---|---|---|
| ① 印刷して押印し、スキャンする | 多い（プリンターとスキャナーが必要） | 紙と同じ押印を求められる書類 |
| ② 電子印鑑（印影の画像）を押す | 少ない（無料ツールですぐできる） | 見積書・請求書・社内書類など |
| ③ 電子署名・電子契約サービスを使う | サービスの契約や設定が必要 | 契約書など、証明力が大切な書類 |
方法①：印刷して押印し、スキャンする
紙に印刷して実際に印鑑を押し、スキャンしてPDFに戻す方法です。手間はかかりますが、紙の書類と同じように押印できるため、提出先から「押印した書類をPDFで」と求められた場合に確実です。
- PDFを印刷し、所定の場所に押印する
- スキャナー、またはスマートフォンで書類を読み取ってPDFにする
- ページの向きやファイルサイズを整えて提出する
スキャナーがない場合は、iPhoneの「ファイル」アプリの書類スキャン機能や、撮影した写真をPDFに変換するツールが使えます。ファイルが大きくなったときは、PDF圧縮で提出できるサイズにしましょう。
方法②：電子印鑑をPDFに押す
電子印鑑とは、印影（印鑑を押した跡）を画像にしたものです。PDFの押したい場所に画像を配置するだけなので、印刷もスキャンも不要で、もっとも手軽な方法です。
当サイトの「電子印鑑作成」では、名前を入力するだけで認印（丸印）や日付印を作り、そのままPDFの好きな場所に押せます。背景が透明なPNG画像として保存して、WordやExcelで使うこともできます。
- 種類（認印・日付印）を選び、名前を入力する
- 書体・色・大きさを選ぶ
- PDFを選び、押したい場所をタップする
- 「印鑑を押したPDFを作成」を押して保存する
ただし、電子印鑑は画像なので、誰でも同じものを作ったりコピーしたりできます。本人が押したことを証明するものではない点に注意してください。社内の書類で使えるかどうかは、社内のルールを確認しましょう。
方法③：電子署名・電子契約サービスを使う
電子署名は、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）で定められた技術的なしくみです。法律では、電子署名を次の2つの要件をどちらも満たす措置と定義しています。
- その情報が、措置を行った人によって作成されたことを示すものであること
- その情報が改変されていないかどうかを確認できるものであること
さらに電子署名法第3条では、本人による一定の電子署名が行われている電子文書は、「真正に成立したもの」（本人の意思で作成されたもの）と推定されると定められています。契約書のように、後から「本人が作成した」ことを示せることが大切な書類には、電子署名に対応した電子契約サービスが向いています。
なお、当サイトの「PDFに署名」で手書きのサインを入れたり、「電子印鑑作成」で印影を押したりしたPDFは、見た目の上での署名・押印です。電子署名法でいう電子署名とは異なります。
出典・参考資料
そもそも、契約書に押印は必要？
内閣府・法務省・経済産業省が2020年6月に公表した「押印についてのQ&A」では、契約は当事者の意思が合致すれば成立し、特別な定めがある場合を除いて、書面の作成や押印は契約の成立に必要な要件ではないと説明されています。押印をしなくても、契約の効力に影響はないとされています。
一方で、本人が押印した文書は、裁判で「本人が作成したもの」と推定されるというルールがあります（民事訴訟法第228条第4項）。ただしQ&Aでは、この効果は限定的であり、押印以外の方法でも文書が本人によって作成されたことを示せると説明しています。その例として、次のようなものが挙げられています。
- 取引先とのメールの送受信記録（メールアドレス・本文・日時など）を保存する
- 取引を始める前に確認した本人確認情報や、契約に至るまでのやり取りを保存する
- 電子署名や電子認証サービスを利用する
法律や取引先との取り決めで押印が求められている場合は、それに従う必要があります。迷ったときは、提出先や取引先に確認しましょう。
どの方法を選べばいい？
書類の種類ごとの目安は次のとおりです。最終的には、提出先や取引先、社内のルールに合わせて選んでください。
- 社内の申請書・回覧書類：電子印鑑（社内で認められている場合）
- 見積書・請求書・納品書：電子印鑑。あわせてメールの送受信記録を保存しておくと安心
- 契約書など重要な書類：電子署名に対応した電子契約サービス
- 提出先から「押印した書類」を求められた場合：印刷して押印し、スキャンする
PDFはサーバーに送信されません
当サイトのツールでは、PDFファイルはサーバーにアップロードされず、お使いの端末の中だけで処理されます。契約書や請求書のような社外秘の書類にも、安心して印鑑を押せます。